Receptionist/telefonist

Sveriges vackraste arbetsplats söker en

Receptionist/Telefonist Särskild visstidsanställning

med placering i Norrköping

Vi söker en Receptionist/Telefonist till vår sektion Inköpsutveckling som ligger under vår Inköpsenhet, avdelning Centrala funktioner. På sektionen är vi för närvarande 10 medarbetare som arbetar med e-handel, logistik, samordning och reception.

Att arbeta som Receptionist/Telefonist på Sjöfartsverket
Som receptionist/telefonist hos Sjöfartsverket blir du en viktig del av myndighetens ansikte utåt. Du är ofta den första kontakten för våra besökare och personer som ringer till oss, och du bidrar till att varje kontakt präglas av god service, professionalism och ett positivt bemötande.
Rollen är bred och varierad. Utöver att bemanna receptionen och hantera inkommande samtal arbetar du även med administration, behörigheter, passerkort och andra uppgifter som bidrar till att verksamheten fungerar smidigt och säkert. Du har många kontaktytor, både internt inom Sjöfartsverket och med externa aktörer.
Vi söker dig som tycker om att hjälpa andra, har ett strukturerat arbetssätt och trivs med att självständigt driva dina arbetsuppgifter framåt.

Dina arbetsuppgifter
I rollen som receptionist/telefonist kommer du bland annat att:

• Välkomna och ta emot besökare samt administrera besök i receptionen
• Hantera inkommande samtal via Sjöfartsverkets telefonväxel och säkerställa ett professionellt bemötande
• Administrera behörigheter och passerkort till Sjöfartsverkets lokaler runt om i landet
• Utfärda ID-kort, administrera EFOS-kort och hantera kvittering av nycklar
• Hantera larm som inkommer via inpasseringssystemet
• Administrera parkeringstillstånd för huvudkontoret
• Arbeta i verksamhetens ärendehanteringssystem
• Stötta medarbetare i frågor om behörigheter, åtkomst och kortadministration
• Hantera beställningar för verksamheten

Vem är du?

Vi söker dig som har:

• Gymnasieexamen
• Minst två års arbetslivserfarenhet av receptionsarbete varav minst 6 månader inom en myndighet
• God arbetslivserfarenhet av telefonväxelsystemet ACE
• God arbetslivserfarenhet av larmsystem och passerkortshantering
• God arbetslivserfarenhet av diarieföringssystemet Public 360
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska, både muntligt och skriftligt

Det är meriterande om du även har:

• Arbetslivserfarenhet av ärendehanteringssystem, exempelvis Easit

Vi söker dig som är serviceinriktad, ansvarstagande och professionell i ditt bemötande. Du har lätt för att samarbeta och bidrar till ett gott arbetsklimat genom en positiv inställning och en prestigelös attityd.
Eftersom arbetsdagen innehåller flera olika typer av uppgifter behöver du vara flexibel och kunna prioritera om när situationen kräver det. Du arbetar strukturerat, har öga för detaljer och ser till att uppgifter blir utförda i tid. Du är också lösningsorienterad, tar egna initiativ och har hög integritet i hanteringen av information och behörigheter.
Vi tror att du trivs i en roll där du får kombinera service och administration, samtidigt som du tar ansvar för att utveckla och förbättra det dagliga arbetet.

Varför ska du välja Sjöfartsverket?
Sjöfartsverket är ett tjänsteproducerande affärsverk inom transportsektorn. Vår arbetsmiljö är unik och vårt uppdrag är unikt – Sveriges vackraste arbetsplats. Vårt uppdrag är att utveckla transport och sjöfart i linje med riksdagens och regeringens beslut. Vår affärsidé är att erbjuda effektiva sjövägar, moderna tjänster och maritimt partnerskap för tillväxt, konkurrenskraft och hållbar utveckling.

Sjöfartsverket erbjuder en trivsam arbetsmiljö med goda möjligheter att förena arbetsliv och privatliv. Vi har en tydlig identitet och ett starkt varumärke. Vi är en utvecklingsinriktad organisation och arbetar ständigt för att utveckla våra medarbetare samt för att upprätthålla våra nöjda kunder. Är vi rätt organisation för dig är det en självklarhet för dig att agera på ett professionellt, öppet och engagerat sätt. Vårt arbete utgår från den statliga värdegrunden, vi arbetar också aktivt för jämställdhet, mångfald och inkludering och ser det som en självklarhet att du delar vår uppfattning.

Hur och när?
Den här rekryteringen gäller en särskild visstidsanställning 6 månader som beräknas tillsättas 1/1 2027.

För den här befattningen tillämpas individuell lönesättning.

Tjänsten kan komma att kräva svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kan komma att genomföras innan erbjudande om anställning.