Din roll

I denna roll kommer du bland annat att;

• vara prefektens närmaste stöd och säkerställa att det dagliga arbetsflödet är så smidigt som möjligt.
• vara första kontaktperson, planera och koordinera möten och hjälpa till att strukturera prefekts kalender utifrån tydliga prioriteringar.
• förbereda agendor, skicka kallelser och skriva protokoll för ledningsgruppens möten och andra institutionsgemensamma möten.
• upprätta briefings, presentationer, läsa utkast och förbereda mejlsvar.
• göra bokningar för prefekts tjänsteresor
• hantera utläggshantering och kontering av prefektens kostnader.
• förbereda, boka och genomföra praktiska arrangemang kring events, konferenser och andra institutionsaktiviteter, t ex forskningsseminarium och chefsevenemang.
• arbeta med dokumenthanteringsplan. Viss diarieföring och arkivering förekommer.
• utföra ekonomisk administration, exempelvis rekvirering av forskningsbidrag, skapa fakturaunderlag, uppläggning av användare i ekonomisystemet, genomföra inventering, ansvara för licensadministration, enklare bokföringsmässiga utredningar, t ex av differenser.
• samarbeta med verksamhetens övriga enheter.

Andra liknande arbetsuppgifter av administrativ karaktär kan förekomma.

Vem är du?

I denna roll uppmuntras du att ha ett proaktivt arbetssätt med förmåga att anpassa prioriteringar utifrån situationen. Du är duktig på att planera, strukturera och hålla ordning samt driva arbetet framåt. Det är viktigt att du känner dig lika bekväm med att arbeta självständigt som i samarbete med andra, och periodvis även i högt tempo. Välutvecklade kommunikations- och nätverksfärdigheter kommer att hjälpa dig att lyckas i rollen. Du är trygg i dig själv och har en god förmåga att arbeta parallellt med flera arbetsuppgifter.

För att vara framgångsrik i denna roll är det avgörande att du är extremt pålitlig, tycker om att ge service och att du alltid upprätthåller en hög grad av professionalism. Som person är du förtroendeingivande och har vana att hantera konfidentiell information.

Vi söker dig som har fullgjord gymnasieexamen och innehar minst tre års erfarenhet av att stötta ledande befattningshavare eller annan arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du ska ha grundläggande kunskaper i redovisning och dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat med ekonomiadministration och erfarenhet av att hantera fakturor i affärssystem / ekonomisystem. Du behöver ha hög digital kompetens med god datorvana inom MS-Officepaketet, och du har lätt att lära dig nya system. Du har även en mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer är relevant för tjänsten. Vi ser det även som meriterande om du har erfarenhet från att arbeta på svenskt lärosäte eller på annan statlig myndighet. Det är också en stark merit om du i tidigare arbetat som VD-assistent eller motsvarade.

I denna rekrytering kommer stor vikt kommer läggas vid personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi?

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Vid Institutionen för fysiologi och farmakologi har vi både forskning och stort utbildningsuppdrag.

Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal, innefattande exempelvis pensionsavsättning, semesterrätt samt ersättningar vid föräldraledighet och sjukfrånvaro. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att du i viss omfattning kan arbeta en del av din arbetstid på distans om verksamheten tillåter. Tjänsten utgår från forskningshuset Biomedicum där man sitter i ett öppet kontorslandskap tillsammans med övrig administrativ personal.